Importer ses contacts

L’application Yuto permet d’intégrer vos clients et contacts de deux façons différentes :

  1. Par le biais de l’application Yuto : vous pourrez importer tout ou partie du carnet d’adresses de votre tablette ou de votre téléphone.
  2. Par le biais du portail d’administration app.riashop.fr : vous pourrez importer des fichiers Excel contenant les informations de vos clients.

 

1. Yuto et l’intégration des contacts à partir du carnet d’adresses de votre tablette ou téléphone

Prévue pour vous rendre autonome le plus rapidement possible, l’application Yuto vous permet en un instant d’intégrer tout ou partie des contacts de votre tablette ou de votre téléphone.

Présentation de la fonctionnalité d’import des contacts

Dans le répertoire de votre appareil mobile, en complément du nom et du numéro de téléphone de votre contact, vous avez la possibilité d’ajouter des informations complètes comme le nom de sa société, plusieurs adresses emails, numéros de téléphone et adresses postales, ou encore des urls de sites web. Ces informations sont reconnues par Yuto qui vous retranscrira ces données en intégralité dans l’application une fois le contact importé.

Au premier lancement de Yuto, il vous est ainsi proposé d’importer vos contacts. Vous pouvez bien entendu passer cette étape grâce au bouton « Passer » pour y revenir ultérieurement.

Utiliser la fonctionnalité d’import des contacts depuis l’application Yuto

Étape 1 : accéder à la fonctionnalité

  • Ouvrez le menu Burger de l’application Yuto en appuyant sur les trois traits situés en haut à gauche de votre écran.
    menu-burger
  • Cliquez sur le menu « Clients » puis sur la rubrique « Importer mes contacts » situé en dernier de la liste.
    importer-mes-contacts

Étape 2 : importer vos contacts

  • L’importation de clients vous propose de choisir quels contacts de votre répertoire sont à intégrer à Yuto. Vous pouvez ainsi décocher les contacts que vous ne voulez pas importer en appuyant sur la pastille de couleur à gauche du contact :
    import-decoche
  • Le bouton « Tout désélectionner », situé en bas à gauche de l’écran, vous permettra en un seul clic de décocher tous les contacts si vous n’en avez que quelques-uns à importer. Il vous suffira ensuite de cocher ceux-là.
  • Une fois tous les contacts souhaités sélectionnés, le bouton « Importer » se chargera de faire le travail d’import :
    btn-importer
  • Patientez quelques secondes le temps de l’importation des contacts dans Yuto.

Étape 3 : retrouver vos contacts importés 

  • Une fois l’import terminé, appuyez sur le bouton « Accéder à Yuto » pour retrouver tous vos contacts dans la catégorie Clients.
  • Sur l’application Yuto, les informations importées sont complètes, par exemple :
    fiche-client
  • Et sur votre interface d’administration RiaShop, les données sont aussi accessibles suite à l’import du répertoire de votre appareil mobile et après synchronisation des données :
    • La dernière synchronisation des données vous est indiquée sur l’accueil de l’application :
    • Puis sur RiaShop > rubrique « Clients », retrouvez les informations importées pour chaque client :

 

2. Importer un fichier Excel par le biais de votre interface d’administration Riashop

Présentation de la fonctionnalité d’import de comptes client

Rendez-vous dans votre interface d’administration RiaShop en suivant ce lien app.riashop.fr pour accéder directement à la rubrique « Imports ».
A noter avant de commencer : les formats de fichiers acceptés par RiaShop pour l’import de fichiers sont .XLS, .XLSX ou .CSV. Vos documents ne doivent pas dépasser les 64Mo.
En cas de difficultés avec l’import, n’hésitez pas à nous contacter.

Préparer votre fichier de comptes client à importer

Importer des données et les classer est souvent complexe. Afin de préparer au mieux votre fichier, un peu d’investigation s’impose pour que tout fonctionne à merveille !

  1. Je télécharge des exemples : il existe un gabarit exemple que vous pouvez télécharger afin de composer au mieux votre fichier de comptes client à importer.
  2. Je repère les champs obligatoires : il s’agit du Code client, de l’Email ou du Siret dans le cadre de l’import de comptes client. Ces champs obligatoires permettront à l’outil d’identifier le compte client correspondant à chaque ligne de votre fichier.

Utiliser l’outil d’import de comptes client de RiaShop

Étape 1 : sélectionner le contenu de votre import

  • Le mode de transmission par défaut est « à partir d’un fichier » : pour sélectionner votre fichier, choisissez parmi vos documents en cliquant sur le lien « Sélectionner un fichier » ou effectuez un glissé-déposé de votre fichier dans l’espace bleu dédié.
  • Puis cliquez sur « Importer » pour passer à l’étape de correspondance entre les noms de colonnes de votre fichier et ceux existant dans Yuto pour les comptes clients.

Étape 2 : configuration de l’import

🎓 En théorie : 

C’est l’étape où vous allez faire correspondre vos données avec celles de Yuto. L’interface peut vous proposer jusqu’à trois classements de vos données :

  1. Les correspondances à établir : ce sont les colonnes de votre fichier que l’import n’a pas réussi à rattacher automatiquement aux champs existants.
  2. Les actions à effectuer : ce sont les colonnes pour lesquelles RiaShop a effectué une correspondance, mais dont il reste une information obligatoire à renseigner.
  3. Les correspondances trouvées : ici tout va bien, RiaShop a effectué automatiquement une correspondance. Toutefois, n’hésitez pas à vérifier que tout vous convient.

En amont, l’encart jaune vous demande de déterminer le « Profil par défaut » des comptes client que vous êtes en train d’importer. Ce profil par défaut sera utilisé pour les comptes client qui n’ont pas de profil renseigné dans le fichier.

client-particulier

 🛠️ En pratique : 

  • Chaque « Colonne de votre fichier » correspond à un type de données (référence, raison sociale, …) qu’il faut associer à une destination dans RiaShop. Il s’agit de toutes les colonnes détectées dans votre fichier.
  • La colonne « Aperçu » vous montre des exemples issus de votre fichier.
  • La colonne « Destination dans RiaShop » vous permet de choisir dans chaque menu déroulant l’intitulé qui correspond le mieux aux noms de vos colonnes de fichier. Dans certains cas, RiaShop vous demande de préciser l’association qui vient d’être sélectionnée par des champs complémentaires à renseigner ; par exemples :
    • Identifiant : votre fichier doit contenir au moins une donnée permettant d’identifier le compte client à ajouter, mettre à jour ou supprimer dans RiaShop (par exemple : le code client). Pour cela, cochez le choix « Identifiant » sur la donnée correspondante.
    • Caractères de validation : cela vous est demandé dans le cas où vous avez des colonnes comportant des valeurs de types « oui / non ». Renseignez dans ce champ la valeur positive indiquée dans votre fichier.
    • Adresse de livraison : dans le cadre d’un import de comptes clients, plusieurs destinations dans RiaShop vous proposent de cocher « Adresse de livraison » (« Adresse 1 », « Code postal », « Ville », « Pays »…). Cocher toutes ces cases vous permet de composer l’adresse de livraison des comptes clients importés.

Ces tableaux vous invitent ainsi à créer les associations ou correspondances entre votre fichier et les entrées présentes dans Yuto.

Étape 3 : finaliser votre import

❓ Bon à savoir :

  • Et si je n’établis pas une correspondance ? Seules les colonnes de votre fichier qui ont été associées à une destination dans RiaShop seront traitées. Vous pouvez délibérément ignorer une correspondance sans que cela empêche l’import. Les données de cette colonne de votre fichier n’apparaîtront pas dans Yuto.
  • Je n’ai plus le temps pour l’instant, je peux continuer plus tard ? Oui, il vous suffit de clique sur « Enregistrer ». Ce bouton vous permet de sauvegarder votre travail à l’état de brouillon et de le retrouver par la suite dans l’historique de vos imports.

Tout correspond ?

Cliquez à nouveau sur le bouton « Importer » en bas de page.

Votre import apparaît alors dans la rubrique « Imports », soit dans une fenêtre qui vous indique qu’il est en cours de traitement, soit directement dans la liste des « Imports terminés« .

La rubrique « Imports » vous permet de voir les fichiers que vous avez importés, de les consulter, de les supprimer et d’en importer de nouveaux.

  • Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur le fichier dans le tableau des « Imports terminés ».
  • Si vous souhaitez en supprimer un, sélectionnez la case du fichier et cliquez sur « Supprimer ».
  • Le tableau des « Imports terminés » vous présente également un récapitulatif des fichiers importés : en plus du nom, apparaissent la date d’ajout, l’action réalisée (« Ajout », « Mise à jour », « Suppression ») et la dernière colonne vous renseigne sur l’état de l’import (« En cours », « Finalisé », « Attention » et « Erreur »).

Rapports d’importation

Pour avoir plus d’information sur vos imports, consultez les rapports en cliquant sur l’onglet « Rapports » dans la colonne de gauche. Si vous expérimentez un problème dans l’import de vos données, le rapport pourra vous en donner la raison.
Vous pouvez également télécharger le rapport de votre import et nous le faire parvenir à cette adresse : support[@]yuto-app.com afin d’obtenir une réponse.

Bravo, vous avez fait le plus dur !

La configuration de votre Yuto est à présent terminée 😉

Ces informations vous ont-elles été utiles ?