Importer ses contacts

NB • Formats de fichiers acceptés :
RiaShop accepte l’import de fichiers .XLS, .XLSX ou .CSV.
En cas de difficultés avec l’import de vos contacts, n’hésitez pas à nous contacter.

1 • Importer un fichier de comptes client

Cliquez sur l’onglet « Imports » pour accéder à la rubrique, puis sur le bouton « Importer un fichier ».
Dans la page « Imports > Importer un nouveau fichier » qui s’ouvre vous avez plusieurs choix à réaliser pour pouvoir importer votre fichier.

 

 

Sélectionnez la source de votre fichier

Dans le menu déroulant qui s’affiche à côté de « Réaliser un import à partir », faites un choix parmi ces 3 options :

  • À partir « d’un fichier » : vous avez un fichier de comptes clients au format .XLS, .XLSX ou .CSV et vous souhaitez le charger à partir de l’interface RiaShop. Limité à des fichiers de moins de 64 Mo. Pour sélectionner votre fichier, cliquez sur le bouton « Choisir un fichier ».
  • À partir « d’une URL » : votre fichier est en ligne, RiaShop peut l’importer directement en suivant le lien que vous lui indiquez. Copiez l’URL de votre source et collez-la dans le champ « Url du fichier »
  • À partir « d’un serveur FTP » : vous souhaitez transmettre votre fichier via protocole FTP (utile pour les fichiers dépassant les 64 Mo). Vos accès FTP seront nécessaires (Adresse du Serveur FTP, Nom d’utilisateur, Mot de passe, Chemin vers le fichier) Bon à savoir : les imports par « URL » et par « FTP » vous permettent d’activer « l’import récurrent » du fichier. Dans le cas où vous sélectionnez « Oui », vous pouvez en choisir la fréquence : tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.

 

Type d’action réalisée par l’import

Le dernier choix à effectuer est le suivant « Choisissez le type d’action qui va être réalisé par l’import » avec ces 3 options :

  • « Ajout uniquement » : votre fichier comporte uniquement de nouvelles entrées.
  • « Ajout et mise à jour » : votre fichier comporte des nouvelles entrées et comporte des entrées déjà importées, avec ou sans modifications d’informations.
  • « Mise à jour uniquement » : il s’agit des mêmes entrées déjà importées mais avec des modifications apportées aux données.
  • « Suppression » : votre fichier comporte uniquement des données que vous souhaitez supprimer.

 

Bouton « Afficher les options avancées »

Il vous permet d’affiner votre description de fichier dans le cas d’un fichier .CSV.
Vous pouvez alors choisir quel caractère délimite les colonnes et les textes. Par défaut, il s’agit du point-virgule pour les colonnes et du guillemet pour les textes.

Une fois vos choix effectués, cliquez sur « Étape suivante » pour passer à l’étape de correspondance entre les noms de colonnes de votre fichier et ceux existants dans Yuto Essentiel. Cette étape est appelée « Configuration de l’import ».

 

2 • Configuration de l’import

Après avoir cliqué sur « Étape suivante » dans la page précédente, vous arrivez dans la page « Imports / configuration de l’import ».
Cette étape vous demande de créer des correspondances entre, les noms de colonnes de votre fichier et ceux existants dans Yuto pour les comptes clients.

En entête de page, un tableau intitulé « Informations générales » donne les informations sur votre import. On retrouve juste en-dessous le bouton « Afficher les options avancées ».

Le premier encart jaune vous indique qu’il est nécessaire de choisir un « identifiant » :
Il s’agit de l’identifiant unique du fichier qui permet à Yuto d’identifier un compte client. Cela peut être le code client ou l’adresse e-mail. Le choix se fait dans le tableau suivant en sélectionnant l’un des boutons radio situés dans la colonne « Options d’association ». 

Le second encart jaune vous demande de déterminer le « profil par défaut » des comptes clients que vous êtes en train d’importer. Ce profil par défaut sera utilisé pour les comptes clients qui n’ont pas de profil renseigné dans le fichier.

Le tableau principal intitulé « Association des données entre le fichier à importer et RiaShop » vous invite à créer les associations ou correspondances entre votre fichier et les entrées présentes dans Yuto.

 

Colonnes du tableau à renseigner :

  • « Source dans votre fichier » : il s’agit de toutes les colonnes détectées dans votre fichier. Elle sont précédées de la lettre correspondant à la colonne du tableur. Sous chaque intitulé de colonne, un bouton « Prévisualiser » vous permet d’avoir un aperçu des premières lignes de votre fichier pour cette colonne.
  • « Destination dans RiaShop » : il s’agit, dans chaque menu déroulant proposé, de choisir dans la liste, l’intitulé qui correspond le mieux aux noms de vos colonnes de fichier.
  • « Option d’association » : cette dernière colonne vous demande de préciser, dans certains cas, l’association qui vient d’être sélectionnée (colonne centrale). Vous pouvez, créer des correspondances plus fines entre vos données et la façon dont elles sont comprises par RiaShop et Yuto.
    Par exemple : Civilité.
    Lorsque vous sélectionnez « Civilité » dans « Destination RiaShop », l’outil vous propose « d’Ajouter une correspondance ».
    Si vous cliquez sur le lien, deux champs apparaissent, le 1er avec les entrées Yuto/RiaShop, le second qui est vide, vous invite à renseigner la correspondance de votre fichier.
    Exemple : Monsieur pour RiaShop -> Mr pour vous. En réalisant cette correspondance, les fiches clients seront désignées comme vous le souhaitez.

 

Entrées proposées dans le menu déroulant « Destination dans RiaShop »

  • Adresse 1 : numéro et rue.
  • Adresse 2 : digicode, bâtiment, etc.
  • Civilité : civilité d’un contact ou d’un client particulier.
    Si vous cliquez sur « Ajouter une correspondance », renseignez d’abord la valeur dans RiaShop, ensuite celle de votre fichier.
    Exemple : Monsieur pour RiaShop correspond à Mr pour vous.
    En réalisant cette correspondance, les fiches clients utiliseront votre nomenclature.
  • Code client : il peut constituer « l’identifiant compte client ».
  • Code postal.
  • Commentaire : vos commentaires.
  • Date de naissance.
  • Dépôt principal : adresse du dépôt principal du client.
  • E-mail : il peut constituer « l’identifiant compte client ».
  • Fax.
  • Identifiant client : vous n’avez pas à le sélectionner en 1er import, il s’agit de l’identifiant attribué par RiaShop qui sera visible et utile uniquement pour un nouvel import.
  • Latitude : coordonnées GPS.
  • Longitude : coordonnées GPS.
  • Mobile.
  • Moyens de paiements
    • RiaShop vous demande d’indiquer un « Séparateur » : il s’agit du caractère que vous utilisez dans votre fichier pour séparer les différents moyens de paiement utilisés par un client.
      Exemple : inscrivez « , » si vous avez mis pour l’un de vos clients, dans la colonne reliée à « Moyen de paiements » : « CB, chèque, SEPA ».
    • Si vous cliquez sur « Ajouter une correspondance », renseignez d’abord la valeur dans RiaShop, ensuite celle de votre fichier.
      Exemple : Carte Bleue pour RiaShop correspond à CB pour vous.
      En réalisant cette correspondance, les fiches clients utiliseront votre nomenclature.
  • Ne pas importer : permet de discriminer une colonne de votre fichier pour ne pas l’importer dans RiaShop.
  • Nom de famille.
  • Numéro de TVA intracommunautaire.
  • Pays.
  • Profil : il s’agit des profils de comptes clients que vous avez renseigné dans votre fichier (moins d’options que dans type d’adresse)
    Si vous cliquez sur « Ajouter une correspondance », renseignez d’abord la valeur dans RiaShop, ensuite celle de votre fichier.
    Exemple : Société pour RiaShop correspond à Entreprise pour vous.
    En réalisant cette correspondance, les fiches clients utiliseront votre nomenclature.
  • Prénom.
  • Représentant : il s’agit de vos représentants. Cette entrée vous permet d’attribuer un représentant à un ou plusieurs clients.
    • RiaShop vous demande le « Type d’action » que vous souhaitez réaliser. Pour un représentant, ce peut-être « Ajout / Mise à jour » ou « Suppression ». Cette action sera valable pour toutes les entrées de la colonne.
    • RiaShop vous demande ensuite de relier votre représentant à sa/ses fiches clients. Pour cela, il vous est demandé de choisir un « type d’identifiant en relation » avec au choix les options suivantes : « Code client », « Identifiant RiaShop » et « E-mail client ».
      Pour établir la bonne correspondance, l’outil à besoin que vous lui disiez sur quelle colonne se baser pour identifier le client, il faudra choisir celui qui est défini comme « Identifiant comptes clients ».
      Important : pour un 1er import, ne sélectionnez pas « Identifiant RiaShop » car il n’a pas encore été créé, cela pourrait faire échouer l’import.
  • Siret : Numéro SIRET de l’entreprise.
  • Site web.
  • Société.
  • Société – Compte parent.
  • Type d’adresse : il s’agit des type de comptes clients que vous avez renseigné dans votre fichier.
    Si vous cliquez sur « Ajouter une correspondance », renseignez d’abord la valeur dans RiaShop, ensuite celle de votre fichier.
    Exemple : Société pour RiaShop correspond à Entreprise pour vous.
    En réalisant cette correspondance, les fiches clients utiliseront votre nomenclature.
  • Téléphone.
  • Téléphone en journée.
  • Ville.

 

3 • Finaliser votre import

Cliquez sur « Importer » en bas à droite de la page.
Le bouton « Enregistrer » vous permet de finaliser plus tard votre import sans perdre le travail que vous avez déjà réalisé.

Votre import apparaît alors dans la page « Imports », soit dans une fenêtre en haut de page qui vous indique qu’il est en cours de finalisation, soit directement dans la liste des « Imports terminés », en haut de liste.

La page « Imports » vous permet de voir les fichiers que vous avez importés, de les consulter, de les supprimer et d’en importer de nouveaux. Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur le fichier voulu dans le tableau. Si vous souhaitez en supprimer un, sélectionnez la case du fichier et cliquez sur « Supprimer ».

Le tableau vous présente un récapitulatif des fichiers importés. En plus du nom, apparaissent la date d’ajout, l’action réalisée (« Ajout », « Mise à jour », « Suppression ») et la dernière colonne vous renseigne sur l’état de l’import (« En cours », « Finalisé », « Attention » et « Erreur »).

4 • Rapports d’importation

Pour avoir plus d’information sur vos imports, consultez les rapports en cliquant sur l’onglet « Rapports » dans la colonne de gauche. Si vous expérimentez un problème dans l’import de vos données, le rapport pourra vous en donner la raison.
Vous pouvez également télécharger le rapport de votre import et nous le faire parvenir à cette adresse : support[@]yuto-app.com afin d’obtenir une réponse.

 

Bravo, vous avez fait le plus dur !

La configuration de votre Yuto Essentiel est à présent terminée 😉

Ces informations vous ont-elles été utiles ?