Comment importer en masse des comptes client en une seule fois ?

Vous démarrez sur Yuto mais vous avez déjà une liste conséquente de clients ? Il est important de pouvoir les importer facilement, rapidement et en masse pour obtenir une autonomie complète immédiatement.

Riashop, votre interface d’administration est le compagnon idéal pour cela. Grâce à son outil d’import de fichiers Excel, vous pourrez ajouter tous vos clients en une seule fois.

1ère étape : récupérez le document type qui vous permettra un import simple et rapide :

exemple de données

LIEN FICHIER EXCEL

2ème étape : comprendre les données à renseigner

Le fichier vous permettra de renseigner toutes les informations possibles.

Riashop peut intégrer des comptes clients de type « Société », « Client Professionnel » ou « Particulier ». La colonne « Type d’adresse » vous permettra, grâce à une liste de choix, de sélectionner le type de profil que vous voulez intégrer.
Vous pouvez ainsi importer une Société, un Client Professionnel, ou un Client Particulier.

type-adresse

3ème étape : un exemple concret 

Nous allons intégrer la société Sas Sami, dirigée par Mr Legérant Sami.

exemple-societe-legerant

Ici les informations minimums obligatoires ont été renseignées. Le fichier prévoit l’intégration de quelques champs supplémentaires que vous pouvez remplir à votre convenance :

données supplémentaires

Attention, les champs « Code client » et « Email » doivent être uniques. Deux clients différents ne peuvent pas posséder le même code client ou adresse email.

La colonne « Représentant » vous permettra d’attribuer un représentant au client. Il faut au préalable avoir créé les représentants. Pour cela, aidez-vous de ces différentes fiches support :

4ème étape : trouvez l’outil d’import sur Riashop

  • Connectez-vous à votre interface d’administration Riashop : https://app.riashop.fr/
  • Cliquez sur le menu « Imports » pour accéder aux paramètres des imports

La 1ère rubrique « Démarrer un import » vous permet de paramétrer votre import.

Une fois, le contenu de votre import sélectionné dans la 1ère rubrique (produits, comptes clients, etc.), RiaShop vous permet de télécharger un modèle d’import dans la 2e rubrique « Télécharger un exemple de fichier à importer ».

Enfin, la 3e rubrique vous permet de consulter la notice pour bien préparer votre fichier d’import.

5ème étape : paramétrez votre import

Grâce à l’outil d’import, nous pouvons importer des produits, des comptes clients, des commandes et autre. Il va nous falloir simplement préciser à Riashop ce que nous voulons faire en sélectionnant nos options dans les listes à choix déroulantes :

Tous les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires.

Nous souhaitons importer des « Comptes clients ». Dans le premier choix déroulant, sélectionnez comme suit :

compte-client

La source de l’import sera un fichier (vous pouvez repartir de notre modèle de fichier Excel disponible au début de l’article) :

mode de transmission

Nous allons à présent choisir notre fichier préalablement rempli. Pour se faire, glissez-déposez votre fichier ou cliquez sur « Sélectionnez un fichier » et sélectionnez celui-ci dans parmi vos documents.

Puis choisissez le type d’action : ici, plusieurs choix sont possibles. Pour notre import de produits trois choix sont pertinents :

  • Ajout uniquement : si des clients ont déjà été importés et qu’ils existent dans votre fichier, ils seront simplement non traités, même si vous avez apporté une modification à ceux-ci sur votre fichier Excel (sur Riashop ou Yuto).
  • Ajout et mise à jour : cette fois-ci, si des clients existent sur Riashop, ils seront modifiés par votre import si vous avez fait des modifications (email, adresse …). Les clients n’existant pas sur Riashop mais existant dans votre fichier seront créés.
  • Mise à jour uniquement : un client existant dans votre fichier, mais n’existant pas sur Riashop ne sera pas importé. Seuls les clients existants sur Riashop seront mis à jour par votre fichier Excel.

Puis cliquez sur le bouton « Importer ».

6ème étape : définissez finement l’import pour un résultat parfait

  • Dans un premier temps, sur la liste déroulante « Profil par défaut » choisissez « Client particulier ».

client-particulier

  • Puis, sélectionnez les intitulés Yuto correspondants à vos données dans le tableau des correspondances à établir.
  • Certaines entrées nécessitent parfois une précision supplémentaire, retrouvez-les dans le tableau des actions à effectuer :

  • Enfin, des correspondances ont automatiquement été trouvées. N’hésitez pas à les vérifier :

7ème étape : lancez l’import

Votre import est prêt ? Validez l’import en cliquant sur le bouton « Importer » situé en bas à droite.

8ème Etape : vérifiez que votre import s’est bien déroulé

Sur Riashop, vous pourrez accéder à un outil de reporting des imports. Celui-ci vous retournera l’état actuel de l’import, en cours ou terminé.

Pour visionner le résultat global, rendez-vous sur votre interface d’administration dans le menu « Comptes » :

interface-administration-compte

Cliquez sur la fiche client pour afficher la totalité des informations importées par le fichier :

fiche-compte

En cas de problème, un fichier Excel de rapport d’erreur peut être téléchargé. Une fois ouvert, les erreurs de traitement rencontrées vous seront expliquées.

Ces informations vous ont-elles été utiles ?