Importer un fichier de comptes clients dans RiaShop

Vous utilisez Yuto Business et vous voulez importer vos comptes clients et vos contacts rapidement ? Découvrez le puissant outil d’import de RiaShop, qui comme une voiture de course, nécessite une petite prise en main pour le maîtriser.

 

Pour aborder toutes les notions, nous avons découpé cet article comme suit :

 


 

 

Présentation de l’import

 

La page Import

Pour commencer, familiarisons-nous avec la page Import. Lorsque vous arrivez sur cette page, en haut, vous observez 3 tuiles :

  • Dans la première tuile « Démarrer un import » 1, vous pouvez :
    • Choisir le contenu de votre import 2. Vous avez alors le choix entre : des produits, des comptes clients, des stocks et des catégories de produits.
    • Choisir le mode de transmission de votre fichier 3. Vous pouvez ainsi charger votre fichier : soit depuis votre ordinateur, soit depuis une URL, soit depuis un Serveur FTP.
    • Choisir le type d’action pour cet import 4. Vous avez le choix entre : « Ajout uniquement », « Ajout et mise à jour », « Mise à jour uniquement » et « Suppression ».
    • Cliquer sur le bouton « Importer » 5 dès que vous aurez fait les 3 choix ci-dessus (le bouton sera inactif tant que tous les choix ne seront pas faits).
  • Dans la seconde tuile « Télécharger un exemple de fichier à importer » 6, vous pourrez télécharger un fichier exemple au format .CSV dès que vous aurez choisi le contenu que vous souhaitez importer.
  • La troisième tuile « Bien préparer votre fichier » 7 vous informe des prérequis pour la préparation de votre fichier 8. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez importer pour avoir plus de précisions sur ces prérequis. Prenez-les bien en compte pour faciliter votre import. Si besoin, cliquez sur le bouton « Consulter la notice » 9 pour accéder à cet article.

Tuiles de la page Import de RiaShop - Aide Yuto Business

Ensuite, sous ces 3 tuiles vous trouverez une ou plusieurs listes de vos imports 10, réparties en fonction des statuts suivants : Imports en cours, Imports sauvegardés et Imports terminés. Chaque ligne correspond à un import et vous pouvez visualiser les informations de celui-ci. De gauche à droite vous avez :

  • Le nom du fichier sous forme de lien cliquable 11: pour reprendre la configuration dans le cas d’un import sauvegardé, ou pour voir les détails de configuration de l’import pour les autres statuts.
  • Le type de données importées 12.
  • La date et l’heure de création de l’import 13.
  • Le type d’action de cet import 14.
  • L’état de l’import 15. Vous pourrez retrouver les états suivants : Sauvegardé, En attente, En cours de traitement, Finalisé, Attention, Erreur.
  • Pour finir, la croix 16 vous permet de supprimer la ligne sans supprimer les données, sauf pour les imports sauvegardés où l’import complet est supprimé.

Listes des imports sur la page Import - Aide Yuto Business

 

La configuration de l’import

Lorsque vous débutez un import, vous arrivez sur la page de configuration. Elle peut faire peur mais ne vous inquiétez pas, tout vas bien se passer 😉. Détaillons de haut en bas les différents éléments que vous retrouverez ici.

En premier, vous verrez une ligne avec les informations de votre import en cours 1, comme évoqué ci-dessus. Ici, la croix en bout de ligne permet de supprimer votre import et vous retournez directement à la page Import !

Informations d'un import sur la page configuration - Aide Yuto Business

ℹ️ Dès que vous chargez un fichier dans l’outil d’import, il est automatiquement sauvegardé.

 

Ensuite, vous retrouverez une petite note avec un lien vers cet article 2. Plus bas, dans l’encadré jaune, vous pourrez sélectionner un profil par défaut pour les comptes que vous importerez 3.

Lien guide import sur la page configuration - Aide Yuto Business

🙋‍♂️ A quoi correspond ce profil par défaut ? Dans RiaShop, il correspond au champ « Droit d’accès » qui permet à l’administration de reconnaître et de rassembler les comptes par types (Exemple : Clients professionnels, contacts…). Ce profil peut être renseigné directement dans votre fichier en ajoutant une colonne « Droit d’accès ». Ou bien, directement dans l’import via la liste des profils par défaut, si par exemple vous importez uniquement des clients particuliers.

 

En-dessous, vous découvrirez le moteur de l’import : le tableau de maillage 4. Dans ce tableau, vous retrouverez toutes les colonnes de votre fichier 5, un aperçu des données présentes dans ces colonnes 6 et la destination dans RiaShop et Yuto 7.

Tableau de correspondances de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

🙋‍♂️ Que représentent les symboles à gauche ? Le panneau signifie que vous avez une correspondance et/ou une action à réaliser et le rond signifie que tout est fait.

Les colonnes de votre fichier seront automatiquement triées en fonctions de 3 catégories maximum :

  • Les correspondances à établir 8 : Sélectionnez une correspondance entre la colonne de votre fichier et les champs de RiaShop et Yuto car l’outil d’import n’a pas réussi à en trouver une automatiquement. Lorsque vous choisissez une correspondance, vous devrez peut être effectuer des actions supplémentaires comme précisé ci-dessous.
  • Les actions à effectuer 9 : Pour certaines correspondances, vous devrez effectuer des actions supplémentaires. Par exemple, dans l’illustration ci-dessous, vous devez cocher si les données dans ces colonnes sont utilisées pour l’adresse de facturation et/ou l’adresse de livraison. Il existe d’autres types d’actions que nous préciserons plus bas.
  • Les correspondances trouvées 10 : L’outil d’import a automatiquement trouvé les correspondances entre les colonnes de votre fichier et les champs de RiaShop et Yuto. Vous n’avez pas besoin de réaliser d’action particulière ici. Vous pouvez aussi observer dans l’illustration ci-dessous, que si votre fichier inclus plusieurs champs obligatoires vous devrez choisir celui qui sera l’identifiant de vos comptes clients 11.
ℹ️ Dans les catégories « Actions à effectuer » et « Correspondance trouvées », RiaShop fait automatiquement les correspondances mais prenez quelques instants pour vérifier que tout correspond à ce vous voulez.

Catégories du tableau de correspondances de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

ℹ️ Dans votre fichier d’import, vous avez la possibilité de doubler les colonnes pour lesquelles vous devez cocher adresse de facturation et/ou adresse de livraison. Cela vous permet d’importer directement une adresse de facturation différente de l’adresse de livraison avec, par exemple, des noms différents pour chacune. L’import affichera un message d’erreur tant vous n’aurez pas différencié les deux.

 

Pour finir, en bas de la page vous retrouvez le bouton « Enregistrer » 12 pour sauvegarder votre import à tout moment. Cela vous permettra, si besoin, de le quitter pour y revenir plus tard. Ensuite, Le bouton « Annuler » 13 permettra de supprimer cet import. Et enfin, le bouton « Importer » 14 permettra  de lancer l’import avec, juste en-dessous, les correspondances et actions qu’il vous restera à effectuer.

Actions du tableau de correspondances de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

🙋‍♂️ Pourquoi je ne peux pas cliquer sur le bouton « Importer » ? Tant que vous n’avons pas réalisé toutes les correspondances et actions, le bouton « Importer » n’est pas cliquable. Dès que tout sera bon, le bouton passera en bleu et vous pourrez cliquer dessus.

 

Maintenant que les présentations sont faites, passons à la préparation de votre fichier d’import. 👇

 


 

 

Préparation de votre fichier d’import

 

Bien préparer votre fichier est un travail primordial pour faciliter son import dans RiaShop. Ce travail peut parfois paraître fastidieux, mais le temps que vous allez y passer, vous le gagnerez lors de la configuration de l’import. Donc ne le négligez pas ! Pour vous aider voici quelques règles/conseils à suivre :

  • Tout d’abord, RiaShop accepte uniquement les fichiers aux formats .XLS .XLSX et .CSV. Et votre fichier ne doit pas dépasser 64Mo !
  • Vous pouvez exporter un fichier d’une gestion commerciale ou autre source, ou bien créer votre fichier de toute pièce. Pour cela, voici un fichier exemple au format .CSV.
    ℹ️ Pensez à supprimer la ligne 2 de ce fichier pour ne pas ajouter notre mascotte à votre liste de client 😉.
  • Lorsque vous ouvrez votre fichier, mettez les cellules en Texte, cela évitera notamment de perdre le 0 au début des numéros de téléphone ou des codes postaux.
  • Ensuite, vérifiez l’exactitude de vos données pour avoir un fichier propre et facile à importer.
  • Pensez à bien inclure au moins 1 des 3 identifiants obligatoires pour chaque ligne de compte de votre fichier. A savoir : le code client et/ou l’email et/ou le Siret.
  • Enfin, conservez les titres des colonnes de votre fichier en première ligne, ils ne seront pas importés mais ils permettront de faire les correspondances lors de la configuration.

 

Lorsque vous êtes prêts à importer votre fichier, nous vous conseillons de faire une copie de votre fichier avec seulement 2 ou 3 lignes de comptes pour tester l’import. Il sera pus facile de vérifier les données de 3 comptes que de 312 !

 


 

 

Import de votre fichier

 

Étape 1 Rendez-vous sur l’outil d’import

Connectez-vous sur votre administration RiaShop, puis cliquez sur la rubrique « Import » 1.

Header de RiaShop - Aide Yuto Business

 

 

Étape 2 Chargez votre fichier d’import

 

  • Étape 2.1 Choisissez le contenu

Commencez par choisir le contenu de votre import. Pour cela, cliquer sur « Choix du contenu » pour ouvrir la liste et sélectionnez « Comptes clients » 2.

Choix du contenu à importer dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 2.2 Choisissez le mode de transmission

Maintenant, choisissez comment transmettre votre fichier. Pour cela, cliquez sur « Choix de la source » et sélectionnez une des 3 options.

Choix du mode de transmission de l'import dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

    • A partir d’un fichier

Dans ce cas, déposez directement votre fichier dans l’encadré bleu 4.

Transmission des comptes clients par un fichier d'import dans RiaShop - Aide Yuto Business

Ou bien, cliquez sur « Sélectionner un fichier » 4 pour ouvrir l’explorateur de votre ordinateur. Puis, recherchez votre fichier et cliquez sur « Ouvrir » 5.

Transmission des comptes clients par un fichier d'import dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

    • A partir d’une URL

Dans ce cas saisissez ou copiez-collez votre URL dans le champ « URL du fichier » 4.

Transmission des comptes clients par une URL d'un fichier d'import dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

    • A partir d’un Serveur FTP

Dans ce cas, remplissez les champs 4: « Serveur FTP » (Nom du serveur), « Nom d’utilisateur », « Mot de passe » et « Chemin vers le fichier ».

Transmission des comptes clients par un serveur FTP dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 2.3 Choisissez un type d’action

Ensuite, choisissez le type d’action à réaliser pour cet import en cliquant sur « Choisir une action » 6. Puis, sélectionnez l’option de votre choix.

Choix du type d'action pour l'import de comptes clients RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 2.4 Importez votre fichier

Enfin, cliquez sur le bouton « Importer » 7 pour passer à la configuration de votre import.

Import du fichier de comptes clients dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

 

Étape 3 Configurez votre import

 

  • Étape 3.1 Sélectionnez un profil par défaut

Pour commencer, vous pouvez si besoin, sélectionner un profil par défaut 8.

Choix du profil par défaut dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 3.2 Établissez les correspondances

Ensuite, établissez les correspondances pour les colonnes de votre fichier que RiaShop n’a pas reconnu. Pour cela, cliquez sur « Sélectionner une correspondance » 9 pour ouvrir la liste de choix.

Correspondances à faire dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

ℹ️ En fonction des correspondances sélectionnées, vous devrez peut-être effectuer des actions supplémentaires, comme expliqué plus bas.
🙋‍♂️ Que faire si je ne trouve pas de correspondance ? Si vous ne trouvez pas de correspondance dans la liste, sélectionnez simplement « Ne pas importer » 9.

Ne pas importer une colonne dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 3.3 Effectuez les actions

Continuez avec la catégorie Actions à effectuer. Ici, RiaShop a automatiquement trouvé les correspondances, mais vérifiez tout de même que la destination vous convient 10.

Ensuite, pour certaines colonnes, définissez si les données présentes dans cette colonne doivent être utilisées pour : l’adresse de facturation, l’adresse de livraison ou les deux 11.

Actions à réaliser dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

Pour d’autres colonnes comme « Civilité » ou « Droits d’accès », vous devrez, si besoin, préciser certaines correspondances. Exemples :

  • Dans votre fichier, les civilités sont renseignées comme suit : M et Mme. Il faudra alors préciser que M correspond à « Monsieur » et Mme à « Madame ».
  • Ou encore, vos clients sont identifiés par Pro ou Particulier, alors vous devrez préciser que Pro correspond à « Client Professionnel » et Particulier à « Client Particulier ».

Dans ces cas-là, cliquez sur le lien « Ajouter un correspondance » puis sélectionnez un champ dans la liste. Enfin, indiquez à quelle(s) donnée(s) cela correspond dans votre fichier 12.

ℹ️ Pour un même champ RiaShop, vous pouvez renseigner plusieurs correspondances en séparant les données par une virgule. Exemple : pour le champ « Madame » vous pouvez indiquer « Mme, Me, Mad » (avec ou sans espace après la virgule).

Correspondance avancée dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

Vous pouvez également assigner chaque compte client à un commercial. Pour cela, ajoutez une colonne « Représentant » à votre fichier et indiquez 1 des 3 identifiants suivants sur chaque compte :

  • Le code du représentant
  • L’adresse mail du représentant
  • L’identifiant RiaShop du représentant (Consultez : « Retrouver l’identifiant RiaShop d’un compte »)
ℹ️ Le(s) représentant(s) doi(ven)t être existant(s) dans RiaShop et un seul identifiant doit être choisi pour tout le fichier. Si, par exemple, vous choisissez l’e-mail, alors vous devrez uniquement indiquer les adresses e-mails des comptes représentants.

Côté configuration, sélectionnez le type d’action 13 puis l’identifiant 14 que vous avez choisi.

Attribution d'un représentant aux comptes clients dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 3.4 Choisissez un identifiant de compte

Avant d’importer, pensez à choisir un identifiant pour vos comptes clients 15.

Choix de l'identifiant de compte client dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 3.5 Importez vos comptes clients

Enfin, quand vous avez terminé la configuration de votre import, cliquez sur le bouton « Importer » 16 pour lancer l’import.

Import des comptes clients dans RiaShop - Aide Yuto Business

ℹ️ IMPORTANT : Tous les comptes clients que vous importez seront considérés comme des Suspects dans Yuto. Il faudra les contacter ou leur attacher des devis et des commandes pour qu’ils passent en prospects ou en clients.

 

Dès lors, vous revenez en haut de la page de configuration. Ainsi, vous pouvez suivre l’évolution de l’état de votre import 17 et visualiser un message de succès avec un lien pour revenir sur la page Import 18.

Changement de l'état de l'import de comptes clients dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

Si votre fichier est volumineux, vous pourrez observer une barre de progression avancer au fur et à mesure 19.

Avancement d'un import en cours de traitement dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

🍾 Félicitations, vous avez importé votre fichier de comptes clients ! Retrouvez-les dans la rubrique « Comptes ».

 

 


 

 

Rapport d’import

 

Si, à la suite de votre import, vous voulez plus d’informations sur ce qui a fonctionné ou non, consultez le rapport.

Pour cela, rendez-vous sur la page Rapports de RiaShop où vous trouverez la liste de tous les imports terminés. Ensuite, cliquez sur le bouton « Rapport » de l’import que vous souhaitez consulter 1.

Rapport d'import dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

A ce moment-là, un fichier au format .CSV se télécharge. Ouvrez le pour le consulter.

ℹ️ Vous pouvez voir ci-dessous un exemple de rapport pour un import finalisé mais où il y a eu des erreurs.

 

Si vous avez des questions, des hésitations sur l’import ou que vous ne comprenez pas votre rapport, n’hésitez pas à contacter le support.

 

Ces informations vous ont-elles été utiles ?