Ajouter des documents accessibles sur les fiches clients de Yuto

Vous avez peut-être besoin d’ajouter à certains de vos clients des documents facilement accessibles pour leur envoyer par mail, ou pour l’imprimer. Nous allons voir comment mettre en place un document directement accessible en un seul clic et propre à chaque client.

Quels documents sont compatibles :
Vous pouvez mettre en place tout type de document à partir du moment ou celui-ci est compatible avec votre tablette ou smartphone.

Les documents les plus utilisés sont aux formats pdf, Excel ou Word.

1ère étape : paramétrez Riashop pour accueillir vos documents

Sur votre interface d’administration https://app.riashop.fr, rendez-vous sur la catégorie « Médiathèque » puis cliquez sur « Type de documents ».

Nous allons créer un « Type de document » qui accueillera tous nos documents. Sur le tableau affiché, cliquez sur « Ajouter ».

Entrez une désignation et éventuellement une description vous permettant, plus tard de pouvoir comprendre facilement à quoi correspondent ces documents puis enregistrez :

La catégorie des documents est maintenant prête à accueillir nos documents :

2ème étape : ajoutez les documents à Riashop
Cliquez sur le nom de la catégorie juste créée pour entrer dans l’interface d’ajout des documents :

Prenez attention à utiliser le deuxième tableau de la page affichée :

Le premier tableau sert à ajouter une éventuelle sous-catégorie. Le second tableau sert à l’ajout des documents.
Cliquez sur « Ajouter » sur le second tableau pour ajouter votre premier document.
Dans « Désignation », nommez le fichier de manière compréhensible. Ici, nous intégrons le contrat signé d’un client en 2019 pour l’exemple, entrez éventuellement une désignation :

Cliquez sur le bouton « Choisir un fichier » pour rechercher votre document sur votre ordinateur puis sélectionnez le :

Cliquez sur « Enregistrer ». Le document est à présent sur Riashop. Nous avons besoin de le lier avec notre client.

3ème étape : liez le document au client
Toujours sur ce même tableau, cliquez sur l’onglet « Objets liés » puis cliquez sur « Ajouter » :

La nouvelle fiche qui apparait va vous permettre de sélectionner ce sur quoi nous voulons attacher le document. Dans la liste du panneau déroulant, choisissez donc « comptes clients » :

Une fois l’endroit de rattachement de notre document choisi, une case « Recherche » apparait vous permettant de rechercher votre client. Ici le plus simple est d’entrer l’adresse email de votre client pour le retrouver à coup sûr puis cliquez sur « Rechercher » :

Cochez la case correspondante à votre client, ou vos clients si vous devez attacher ce document à plusieurs comptes :

Validez votre choix avec le bouton « Sélectionner » en bas du tableau.

4ème étape : mais où puis-je retrouver mon document sur Yuto ?
Ouvrez Yuto puis dans « Clients » et recherchez votre client.

Descendez dans la fiche client jusqu’au tableau « Documents ». Votre document apparait :

Cliquez sur le nom du fichier. Le fichier PDF s’ouvre vous permettant d’accéder aux informations.

Ces informations vous ont-elles été utiles ?